Seit Monaten befinden sich zahlreiche Arbeitnehmer im Homeoffice. Für Arbeitgeber stellt sich die Frage, ob sie ihren Mitarbeitern die für das häusliche Arbeitszimmer oder im Rahmen der Homeoffice-Nutzung anfallenden Aufwendungen steuerfrei erstatten können.
Allgemeine Regelungen
Häusliches Arbeitszimmer
Sofern ihr häusliches Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, können Arbeitnehmer die Kosten in unbegrenzter Höhe bei ihrem Finanzamt geltend machen. Ein begrenzter Abzug in Höhe von 1.250 EUR pro Jahr ist möglich, wenn dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz für die konkrete Tätigkeit zur Verfügung steht, das häusliche Arbeitszimmer jedoch nicht den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit bildet.
Homeoffice-Nutzung
Arbeitnehmer im Homeoffice können in der Steuererklärung für 2020 und 2021 für jeden Arbeitstag, an dem sie ihre berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausüben, einen Betrag von 5 EUR als Werbungskosten abziehen. Diese Homeoffice-Pauschale ist auf einen Höchstbetrag von 600 EUR im Jahr begrenzt, d. h. auf höchstens 120 Arbeitstage zu je 5 EUR. Ein häusliches Arbeitszimmer ist für die Berücksichtigung der Pauschale nicht erforderlich; eine Arbeitsecke in der Wohnung reicht aus. Tage, an denen der Arbeitnehmer zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren oder zum Kundenbesuch unterwegs gewesen ist, zählen nicht. Hierfür können aber weiterhin die Fahrtkosten geltend gemacht werden.
Arbeitsmittel und Ausstattung als Werbungskosten
Regelung bis 2020
Unabhängig davon, ob ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt oder die neue Homeoffice-Pauschale in Betracht kommt, können Arbeitnehmer selbst angeschaffte Arbeitsmittel als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen.
Dazu gehören grundsätzlich bei nahezu ausschließlicher beruflicher Nutzung z. B. PC, Monitor oder Drucker sowie Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl. Wird ein privater PC nur teilweise beruflich genutzt, sind die Kosten aufzuteilen. Kann die berufliche Nutzung geschätzt werden, so ist nur dieser Anteil als Werbungskosten anzusetzen, z. B. 50 Prozent.
Betragen die jeweiligen Anschaffungskosten eines ausschließlich beruflich genutzten Arbeitsmittels bis zu 800 EUR ohne Umsatzsteuer (brutto derzeit 952 EUR), können die Aufwendungen sofort in voller Höhe als Werbungskosten abgezogen werden. Liegen die Anschaffungskosten darüber, muss eine Verteilung auf die Nutzungsdauer erfolgen. Ein Laptop zum Nettopreis von 900 EUR ist beispielsweise über drei Jahre abzuschreiben.
Neuregelung ab 2021
Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26. Februar 2021 gibt es Neuerungen hinsichtlich der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Diese beträgt für digitale Wirtschaftsgüter ein Jahr, weshalb sie ab dem Veranlagungszeitraum 2021 komplett als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgeschrieben werden dürfen. Bei Anschaffungen aus den Vorjahren wurde zudem die Möglichkeit geschaffen, einen etwaigen Restwert in 2021 vollständig abzuschreiben.
Erstattungen durch den Arbeitgeber
Keine generelle Steuerbefreiung
Die Übernahme von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bzw. für das Homeoffice durch den Arbeitgeber stellt regelmäßig Arbeitslohn dar, auch wenn sich dieser z. B. mit monatlich 5 EUR an der Homeoffice-Pauschale orientiert, da es an einer Steuerbefreiungsvorschrift nach § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) fehlt.
Sondervorschriften
Für einige Bereiche gibt es allerdings Sondervorschriften, sodass gewisse Leistungen doch steuerfrei bleiben oder pauschal versteuert werden können:
Überlassene Arbeitsmittel
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel unentgeltlich zur (reinen) beruflichen Nutzung, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Im Ergebnis ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und dem Mitarbeiter zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber die Kosten erstattet (steuerfreier Auslagenersatz, § 3 Nr. 50 EStG). Regelmäßig muss aber in diesen Fällen eine private Mitbenutzung ausgeschlossen sein.
Steuerfreie Überlassung von Hard- oder Software
Eine private Mitnutzung ist aber nicht immer schädlich. So bleiben Vorteile aus der privaten Nutzung z. B. betrieblicher PCs sowie deren Zubehör, aber auch von Smartphones oder Tablets steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Ebenso steuerfrei sind die geldwerten Vorteile aus den zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt.
Auslagenersatz für Telefonkosten
Erstattungen für die dem Arbeitnehmer zu Hause entstandenen beruflich veranlassten Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich. Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis ggf. bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, aber max. 20 EUR im Monat (R 3.50 LStR).
Praxistipp
Wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter hingegen etwa einen PC statt einer bloßen Nutzungsüberlassung unentgeltlich oder verbilligt übereignet, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn. Erfolgt dies zusätzlich zum regulären Arbeitslohn, ist eine Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent möglich. Das gilt auch für Zubehör wie Monitor oder Drucker und für Zuschüsse zur Internetnutzung.
