Seit 1995 existiert das Nachweisgesetz (NachwG), das alle Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen gegenüber ihren Beschäftigten schriftlich festzuhalten, selbst wenn nur ein mündlicher Vertrag geschlossen wurde. Zum 1. August 2022 wurde das Gesetz nun reformiert – mit erheblichen Auswirkungen für die Unternehmen.
Änderungen im Nachweisgesetz
Aufgrund der Umsetzung der sog. EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie in deutsches Recht musste das NachwG neu gefasst werden. Seit dem 1. August 2022 sind die Änderungen wirksam. Arbeitgeber müssen nun schnell handeln, denn die neuen Regelungen sehen einigen Zusatzaufwand und empfindliche Bußgelder vor.
Seit dem 1. August 2022 sind die Zeiten, in denen man v. a. Aushilfskräfte mit dem sprichwörtlichen Handschlag einstellte, endgültig vorbei. Ab diesem Stichtag müssen Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, bei allen neuen Arbeitsverhältnissen deutlich erweiterte Informationspflichten beachten, denn der bisher geltende Katalog an Nachweispflichten nach § 2 NachwG wurde um zahlreiche Punkte erweitert. Sämtliche Informationspflichten müssen schriftlich in Papierform erfüllt werden. Zusätzliche Hinweispflichten bestehen gegenüber Beschäftigten, die im Ausland eingesetzt werden sollen.
Praxistipp
Bei den Hinweisen zum Kündigungsverfahren ist Vorsicht geboten, denn dass der Arbeitgeber – ähnlich wie eine Behörde – die von ihm gekündigten Beschäftigten über die Möglichkeit und die einzuhaltende Frist eines gegen ihn selbst gerichteten „Rechtsmittels“, die Kündigungsschutzklage, informieren muss, stellt eine Neuerung im deutschen Arbeitsrecht dar.
Aufgrund der Umsetzung der sog. EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie in deutsches Recht musste das NachwG neu gefasst werden. Seit dem 1. August 2022 sind die Änderungen wirksam. Arbeitgeber müssen nun schnell handeln, denn die neuen Regelungen sehen einigen Zusatzaufwand und empfindliche Bußgelder vor.
Seit dem 1. August 2022 sind die Zeiten, in denen man v. a. Aushilfskräfte mit dem sprichwörtlichen Handschlag einstellte, endgültig vorbei. Ab diesem Stichtag müssen Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, bei allen neuen Arbeitsverhältnissen deutlich erweiterte Informationspflichten beachten, denn der bisher geltende Katalog an Nachweispflichten nach § 2 NachwG wurde um zahlreiche Punkte erweitert. Sämtliche Informationspflichten müssen schriftlich in Papierform erfüllt werden. Zusätzliche Hinweispflichten bestehen gegenüber Beschäftigten, die im Ausland eingesetzt werden sollen.
Die Erweiterungen im Einzelnen
Zu den Änderungen gehören u.a.
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts, und zwar einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie sämtlicher anderer Bestandteile des Arbeitsentgeltes, die jeweils getrennt angegeben werden müssen; zusätzlich muss deren Fälligkeit ebenso angegeben werden wie die Art der Auszahlung der Vergütung (z. B. bar oder unbar),
- der Hinweis auf die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und die Voraussetzungen dafür, v. a. aber auch auf deren Vergütung,
- der Zeitrahmen für Arbeit auf Abruf, bestimmt durch Referenztage und -stunden, sowie auch die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
- die Dauer der Probezeit, soweit vereinbart,
- unmissverständliche Informationen über das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren, mindestens über das Schriftformerfordernis und über die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses; außerdem muss auf die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage hingewiesen werden, die von den gekündigten Personen zu beachten ist,
- die vereinbarte Arbeitszeit sowie bei Schichtarbeit der vereinbarte Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- die Lage und die Dauer der Ruhepausen, obwohl dies typischerweise eher selten in einem Arbeitsvertrag fixiert wird; es dürfte aber ausreichen, Zeiträume anzugeben, in denen die Pausen genommen werden können (z. B. 30 Minuten Mittagspause zwischen 12.00 Uhr und 14.00 Uhr),
- die Wahl des Arbeitsortes durch den Arbeitnehmer, sofern ein Wahlrecht vereinbart wurde,
- Ansprüche auf vom Arbeitgeber zu gewährende Fortbildungsmaßnahmen,
- sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt: der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers, es sei denn, der Versorgungsträger ist zur Information der Arbeitnehmer verpflichtet.
Praxistipp
Bei den Hinweisen zum Kündigungsverfahren ist Vorsicht geboten, denn dass der Arbeitgeber – ähnlich wie eine Behörde – die von ihm gekündigten Beschäftigten über die Möglichkeit und die einzuhaltende Frist eines gegen ihn selbst gerichteten „Rechtsmittels“, die Kündigungsschutzklage, informieren muss, stellt eine Neuerung im deutschen Arbeitsrecht dar.
Umsetzung in der Praxis
Was gilt bei bestehenden Arbeitsverträgen?
Bei Arbeitsverhältnissen, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, müssen Arbeitgeber auf Verlangen der Beschäftigten innerhalb von sieben Tagen alle besonders wichtigen Angaben zum Inhalt des Arbeitsverhältnisses machen:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Dauer der Probezeit
- Dauer und Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
- Arbeitsort
- Beschreibung der Tätigkeit
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
- Arbeitszeit sowie Regelungen zur Arbeit auf Abruf sowie die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden
Für Angaben zu den weiteren Bestandteilen des Arbeitsverhältnisses haben die Arbeitgeber immerhin einen Monat Zeit. Im Ergebnis müssen damit auch schriftliche Altverträge, deren Inhalt nicht vollständig oder aktuell ist, geändert und angepasst werden.
Schriftform
Als Begleiterscheinung der Reform des Nachweisgesetzes (NachwG) werden Arbeitgeber de facto verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrages klassisch niederzuschreiben, die Niederschrift per Hand zu unterzeichnen und den Beschäftigten danach in Papierform zu übergeben. Abweichend von europäischen Vorgaben reicht die elektronische oder digitale Form nämlich nicht aus – ein Rückschritt, denn in vielen deutschen Unternehmen ist es längst üblich, Arbeitsverträge digital zu bearbeiten und zu verwalten, wenn alle im NachwG geforderten Informationen enthalten sind.
Auch wenn sich das Schriftformerfordernis nur auf die im NachwG gelisteten Informationen bezieht und nicht auf die Arbeitsverträge der Beschäftigten selbst, so dürften die Neuregelungen dazu führen, dass Arbeitsverträge in der Praxis nur noch in Schriftform geschlossen werden. Alles andere wäre doppelte Arbeit und deshalb wenig sinnvoll.
Umsetzung der Vorgaben
Die neuen Regeln gelten ohne Übergangsfrist ab dem 1. August 2022 bei allen Neueinstellungen, sofern die Beschäftigten keinen detaillierten Arbeitsvertrag erhalten. Wo dies nicht der Fall ist, muss schon am ersten Arbeitstag eine Niederschrift mit den wesentlichen Informationen über Namen und Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit übergeben werden. Die weiteren Nachweise muss der Arbeitgeber spätestens nach sieben Kalendertagen vollständig vorlegen.
Sofern sich in bestehenden Arbeitsverhältnissen nach dem 1. August 2022 wesentliche Vertragsbedingungen ändern, sind diese den Beschäftigten spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam werden.
Was gilt bei Verstößen?
Wer bisher die Feinheiten des NachwG nicht ausreichend beachtet hatte, musste praktisch keine Sanktionen fürchten. Damit ist es nun vorbei. Verstöße gelten seit dem 1. August 2022 als Ordnungswidrigkeit und können ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR pro Fall nach sich ziehen – also für jedes Arbeitsverhältnis!
Auswirkungen auf weitere Bereiche
Weitere Änderungen ergeben sich durch das „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union im Bereich des Zivilrechts” u. a. in der Gewerbeordnung sowie im
Praxistipp
Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen müssen die besonders wichtigen Angaben zum Arbeitsverhältnis nur dann schriftlich an die Arbeitnehmer übergeben werden, wenn diese ihren Arbeitgeber explizit dazu auffordern. Für diese Fälle empfiehlt es sich, entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um bei Bedarf fristgerecht reagieren zu können.
