Viele Betriebe arbeiten bereits mit einer elektronischen Personalakte, andere beabsichtigen deren Einführung in naher Zukunft. Um dabei rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen die Unternehmen eine Reihe von arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben beachten.
Rechte von Betriebsrat und Arbeitnehmer
Sollen die Personalunterlagen digital oder doch lieber herkömmlich in Papierform verwaltet werden? Eine Frage, die jeder Arbeitgeber für sich entscheiden kann. Denn: Eine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung der Personaldokumente gibt es nicht, ebenso sind die Bestandteile der Personalakte nicht vorgeschrieben. Selbstverständlich dürfen nur solche Dokumente in die Personalakte aufgenommen werden, die das Arbeitsverhältnis betreffen, wie z. B. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder Urlaubsanträge. Falls der Arbeitgeber die Personalakte digital anlegen möchte, braucht er dafür keine Zustimmung der Mitarbeiter.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Zu beachten ist, dass der Betriebsrat bei der Umstellung der Personalakte von analog auf digital ein Mitspracherecht hat. Die digitale Personalakte erfüllt nämlich die Voraussetzungen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Sie gilt als technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Bei einer nachträglichen Datenspeicherungseinwilligung per Fragebogen muss der Betriebsrat ebenfalls beteiligt werden. Eine Betriebsvereinbarung über die Einführung einer digitalen Personalakte kann das individuelle Verfahren ersetzen.
Arbeitnehmer haben Einsichtsrecht
Gemäß § 83 BetrVG können Arbeitnehmer jederzeit und ohne Begründung Einsicht in ihre Personalakte verlangen. Wenn sie es wünschen, muss ihnen der Arbeitgeber den Zugriff gewähren – auch bei der digitalen Personalakte. Bei unzutreffenden Einträgen kann die Aufnahme einer Gegendarstellung bzw. eine Entfernung verlangt werden. Betriebsratsmitglieder können hingegen nur dann vom Arbeitgeber Einsicht in die Personalakte verlangen, wenn der jeweilige Arbeitnehmer zustimmt.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass die enthaltenen Dokumente zumindest solange vorhanden sind, wie noch gegenseitige Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis möglich sind bzw. eventuelle vertragliche Ausschlussfristen gelten. Aber Achtung: Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlich relevante Dokumente fallen zum Teil deutlich länger aus.
Sozialversicherung: Entgeltunterlagen nur noch elektronisch
Die Personalakte ist nicht identisch mit den Entgeltunterlagen im Sinne der Sozialversicherung gem. § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV), auch wenn es in der Praxis zu Überschneidungen kommt. Nach dem Siebten SGB IV-Änderungsgesetz sind Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2022 grundsätzlich nur noch in elektronischer Form zu führen. Bis zum 31. Dezember 2026 können sich Arbeitgeber allerdings von dieser Verpflichtung auf Antrag bei dem jeweils zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.
Außerdem ist zur Vermeidung von Medienbrüchen festgelegt worden, dass die Belege, Nachweise oder Bescheide zukünftig sowohl von den Arbeitnehmern als auch von den verantwortlichen Stellen in geeigneter elektronischer Form zu übermitteln sind (z. B. elektronische Mitgliedsbestätigungen der Krankenkassen). Soweit es sich um intern von den Arbeitgebern selbst zu erstellende Nachweise handelt, soll die Übergangsregelung ihnen laut Gesetzesbegründung ausreichend Zeit verschaffen, um diese Prozesse und Vorlagen ebenfalls anzupassen. Dadurch soll den Arbeitgebern ermöglicht werden, der Verpflichtung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen für alle Vorfälle nach dem Inkrafttreten der Regelung nachkommen zu können.
Datenschutz und Beweisführung mit digitalen Dokumenten
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Immer dann, wenn die Voraussetzungen für die Datenspeicherung nicht mehr gegeben sind, sind die Daten zu löschen bzw. Dokumente datenschutzkonform zu vernichten.
Eine spezielle Regelung für den Umgang mit Arbeitnehmerdaten enthält § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Demnach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.
Beweisführung mit digitalen Dokumenten
Für Arbeitgeber stellt sich außerdem die Frage, ob bestimmte Personaldokumente auch nach Einführung der digitalen Personalakte als Originaldokumente in Papier aufbewahrt werden müssen. Früher verlangten die Arbeitsgerichte bei bestimmten Personalunterlagen das Originaldokument (den sog. Urkundsbeweis). Inzwischen ist jedoch auch die Beweisführung mit gescannten Dokumenten möglich, sofern die Standards der technischen Richtlinie BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllt sind.
